Offre d'emploi : Un(e) Assistant(e) Technique H/F

Missions principales

L’assistant(e) s'occupe de l'organisation générale de la structure, de la gestion et du suivi administratif et technique des dossiers.

Assiste le directeur d’exploitation, les commerciaux, le chargé d’affaires et les sous-traitant dans leurs tâches quotidiennes.

La mission de l’assistant(e) l’amène à seconder plusieurs responsables, voire coordonner une équipe et servir d’interface avec différents services : ressources humaines, juridique, financier, communication, etc…

Définition de la fonction

- L’assistant(e) s’occupe du suivi des documents administratifs des artisans et fournisseurs et de la mise à jour du tableau de suivi de ces pièces.

- L’assistant(e) établit et saisit des dossiers de candidature de l'entreprise à un appel d'offres privés et/ou publics (Préparation des pièces administratives obligatoires et rédaction des différentes pièces écrites telles que mémoire technique, etc…).

- L’assistant(e) définit et tient à jour les outils de suivi d'activité de la structure à l'aide d'échéanciers, de tableaux de bord, diagramme de Gantt ...

- L’assistant(e) planifie les réunions internes et en rédige les comptes rendus.

- L’assistant(e) rédige ou met en forme les comptes rendus des réunions de chantier et les diffuse aux différents interlocuteurs.

- L’assistant(e) informe les commanditaires, les clients sur l'avancée de leurs dossiers et gère les procès-verbaux de réception, les échéanciers, les états d'avancement.

- L’assistant(e) s’occupe de l’établissement des devis clients.

- L’assistant(e) s’occupe des commandes fournisseurs.

- L’assistant(e) s’occupe de la planification des chantiers.

- L’assistant(e) procède à l'impression des documents (plans, maquettes, fiches techniques, ...) pour le personnel sur les chantiers.

- L’assistant(e) effectue des tâches administratives diverses (accueil, bureautique, gestion de l’agenda, des appels téléphoniques et des courriers, classement, ...).

Compétences

•     Maîtrise des tâches de secrétariat : gestion d’agenda, réception, accueil téléphonique, ...
•     Maître de la relation commercial en sédentaire
•     Maîtrise des logiciels de bureautique : tableur, traitement de texte, base de données, ...
•     Bonnes connaissances en gestion administrative et technique des chantiers.
•     Bonne connaissance du secteur d’activité : réglementation, jargon, acteurs, organisation, normes rédactionnelles, ...

Aptitudes Professionnelles

•     Autonomie
•     Réactivité
•     Disponibilité
•     Bonne faculté d’écoute et d’observation
•     Esprit de synthèse
•     Prise d’initiative
•     Sens de l’organisation
•     Sens des priorités